Информация архивного отдела
Главная / Документы / Официальные документы
Анкета - заявление для наведения справки по документальным материалам
Административный регламент
исполнения муниципальной услуги «Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Управления делами администрации Волоколамского муниципального района
Московской области»
1. Общие положения
1.1. Наименование муниципальной услуги
1.1.1. Административный регламент исполнения муниципальной услуги «Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе Управления делами Волоколамского муниципального района» (далее – регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной информацией органов государственной власти, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц (далее – заявителей) и определяет сроки и последовательность действий, порядок взаимодействия архивного отдела Управления делами Волоколамского муниципального района (далее – муниципальный архив) с органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными организациями, физическими лицами при рассмотрении обращений заявителей.
1.1.2. Наименование муниципальной услуги: Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении.
1.2. Наименование учреждения, непосредственно исполняющего муниципальную услугу
1.2.1. Исполнение муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении осуществляет архивный отдел Управления делами администрации Волоколамского муниципального района.
1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение муниципальной услуги
1.3.1. Исполнение муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, т. 4169);
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч. 1, ст. 3448);
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
Законом Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области» («Еженедельные новости. Подмосковье», 02.06.2007, № 97);
Законом Московской области № 164/2006-ОЗ «О рассмотрении обращений граждан» («Еженедельные новости. Подмосковье», 11.10.2006, № 189).
1.4. Описание результатов исполнения муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящимся на архивном хранении
1.4.1. Результатами исполнения муниципальной услуги могут быть:
- предоставление информации о составе документов муниципального района;
- предоставление архивной справки, архивной выписки, архивной копии;
- информационное письмо.
1.4.2. Муниципальная услуга считается предоставленной, если заявителю выдана запрашиваемая документированная информация, дан мотивированный ответ об её отсутствии или уведомление о пересылке непрофильного запроса по принадлежности в другие организации или архивы.
1.5. Описание заявителей
1.5.1. Заявителями являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном архиве.
2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге
2.1.1. Муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде информационного письма, архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
2.1.2. Информация по порядку предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
2.1.3. Приемная в муниципальном архиве оснащена информационным стендом, где размещена следующая информация:
- график приема граждан;
- адрес муниципального архива;
- административный регламент о предоставлении муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
2.1.4. Прием заявителей ведется в порядке очереди при личном обращении работниками муниципального архива, без предварительной записи.
2.2. Сроки исполнения муниципальной услуги
2.2.1. Сроки рассмотрения обращений заявителей исчисляются в календарных днях.
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления в муниципальный архив.
Обращения пользователей о предоставлении информации рассматриваются в муниципальном архиве в течение 30 (тридцати) дней со дня их регистрации.
Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 (пятнадцати) дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
Муниципальный архив рассматривает обращения органов государственной власти Московской области и органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района, связанные с исполнением ими своих полномочий, и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение 10 (десяти) дней со дня их регистрации.
В случае, если обращение органа государственной власти Московской области или органа местного самоуправления Волоколамского муниципального района не может быть рассмотрено в установленный срок из-за необходимости проведения дополнительной поисковой работы, то срок рассмотрения обращения продлевается по согласованию с органом – автором обращения.
При поступлении обращения, которое не может быть исполнено без предоставления дополнительных сведений, исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено. В этом случае муниципальный архив в 5-тидневный срок запрашивает автора обращения о предоставлении сведений, необходимых для его исполнения.
2.3. Порядок оформления обращений граждан для исполнения муниципальной услуги
2.3.1. Запрос (заявление) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование юридического лица, для граждан – фамилию, имя, отчество и все их изменения;
- почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
- суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;
- хронологию запрашиваемой информации;
- вид и данные документа, удостоверяющего личность;
- личную подпись заявителя.
2.3.2. При обращении заявителя по телефону, заявление заполняет специалист муниципального архива. Необходимые документы предоставляются заявителем при получении ответа на запрос в муниципальном архиве.
2.3.3. При письменном обращении и обращении по электронной почте заявитель в произвольной форме направляет запрос в муниципальный архив с указанием необходимых для исполнения муниципальной услуги реквизитов с приложением копий необходимых документов.
2.3.4. При личном обращении заявителя в муниципальный архив запрос оформляется работником муниципального архива с его слов или с предоставленных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление. Заявитель может лично заполнить анкету-заявление.
2.3.5. Заявитель при личном получении ответа на запрос проставляет дату получения и личную подпись в журнале регистрации запросов граждан и организаций.
2.4. Требование к месту исполнения муниципальной услуги
2.4.1. Прием обращений пользователей осуществляется в приемной муниципального архива, оборудованной письменным столом и стульями; при поступлении обращения по электронной почте – в рабочей комнате специалиста муниципального архива. Заявителю в необходимых случаях предоставляются бумага и письменные принадлежности для заполнения бланка заявления.
2.5. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной услуги или для отказа в её исполнении
2.5.1. Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или пользователю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих информацию ограниченного доступа;
- обращения заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина – фамилии, имени, отчества), почтового адреса и / или электронного адреса пользователя, отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений (суть запроса, хронологию запрашиваемой информации) для проведения поисковой работы;
- отсутствие паспорта или иного удостоверяющего документа у гражданина или доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица в случае личного обращения при получении архивной справки, архивной выписки или архивной копии;
- обращение заявителя не поддается прочтению;
- если в сообщении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
- если в обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.Административные процедуры
3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение
3.1.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги и осуществляется путем присвоения входящего номера и занесения краткой информации по запросу в электронную базу данных и в журнал регистрации запросов граждан и организаций.
3.2. Анализ тематики поступивших запросов
3.2.1. Специалист муниципального архива, ответственный за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
3.3.Подготовка ответов заявителям
3.3.1. При наличии запрашиваемых документов, специалист муниципального архива готовит ответ заявителю в виде информационного письма, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.3.2. Информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива по запросу заявителя или по инициативе муниципального архива, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме. Подписывается начальником муниципального архива.
3.3.3. Архивная справка – документ, составленный на бланке муниципального архива, содержащий документальную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
Архивная выписка – документ, составленный на бланке муниципального архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
В архивной справке, выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, выписку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки, выписки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В примечаниях по тексту архивной справки, выписки, копии оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки, выписки, копии не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.
После текста архивной справки, выписки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки, выписки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, выписке, копии объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью муниципального архива.
Архивная справка, выписка, копия подписывается начальником муниципального архива, заверяется гербовой печатью, проставляется номер и дата составления.
3.3.4. Если архивная копия изготовлена на копировальном аппарате - на обороте архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Архивная копия подписывается начальником муниципального архива и заверяется гербовой печатью.
К архивной копии составляется сопроводительное письмо, которое подписывается начальником муниципального архива.
Если копируемый документ расположен на нескольких листах, все листы архивной копии сшиваются, нумеруются и скрепляются гербовой печатью.
4. Порядок и формы контроля за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной услуге
4.1. Осуществление контроля по исполнению оказания муниципальной услуге
4.1.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».
4.1.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.
По результатам проведения проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, работники, допустившие нарушение данного Административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового Кодекса РФ.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица,
а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги.
5.1. Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица.
5.1.1 Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.
Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у начальника муниципального архива. Письменные жалобы принимаются и регистрируются в порядке, установленном для работы с обращениями граждан или юридических лиц.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.
5.1.2. Ответ на жалобу не дается в случаях:
- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если текст жалобы не поддается прочтению;
- если в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
О решении начальника муниципального архива о рассмотрении или об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.
Приложение
1. Место нахождение муниципального архива: 143600, Московская область,
г. Волоколамск, Октябрьская пл., д. 12;
2. Электронный адрес - e-mail: archive@volokolamsk-rayon.ru
Телефон муниципального архива: 8 – (49636) – 2 – 21 – 17
3. График приема пользователей:
понедельник, четверг 9.00 – 16.00
перерыв с 13.00 до 14.00
вторник, среда, пятница – не приемные дни;
суббота, воскресенье – выходные дни;
ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И
РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛНОСТИ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЗА 2010 ГОД
В 2010 году специалистами архивного отдела проводились следующие плановые работы:
- составление листов фондов
- ведение реестра описей дел
-составление сводных итоговых записей к описям
- увеличение экземплярности описей дел до установленных нормативов.
- ведение общеотраслевой программы «Архивный фонд» четвертой версии.
Произведена подшивка документов, требующих технической обработки, в том числе научно-справочного аппарата в количестве 1132 ед.хр.
Проведены проверки наличия и состояния дел и выверка комплекта учетных документов 25 архивных фондов. Всего проверено 9137 ед.хр.
В 2010 году приняты на хранение документы от организаций - 3457 ед. хр, в том числе по личному составу – 2799 ед.хр.
В 2010 году был представлена на согласование ЭПК Главного архивного управления Московской области номенклатура дел Управления социальной защиты населения Волоколамского района.
Оказана помощь в составлении номенклатур дел Администрациям сельских поселений, Администрации городского поселения Волоколамск, Управлению системой образования администрации Волоколамского муниципального района, отделу сельского хозяйства, отделу экономики администрации Волоколамского муниципального района, муниципальным образовательным и детским учреждениям Волоколамского муниципального района.
В течение 2010 года специалистами архивного отдела Управления делами проводены 9 комплексных проверок ведомственных архивов организаций - источников комплектования.
В течение 2010 года проведено 23 тематических проверок. В течение года дано 8 консультаций.
Проведено совещание с ответственными лицами за делопроизводство и архив в администрациях сельских поселений, других организаций-источников комплектования по правильному ведению делопроизводства, упорядочению документов. Присутствовало 9 слушателей.
Специалистами архивного отдела проводилась работа по упорядочению документов ликвидированных предприятий: Волоколамского лесотопливного предприятия, ЗАО «Волоколамское автотранспортное предприятие № 17», ОАО «Агрохим».
В читальном зале архива организована работа исследователей с документами архивных фондов. Всего представлено для пользования 208 ед.хр.
Проведена обзорная экскурсия для учащихся МОУ «Волоколамская средняя общеобразовательная школа № 2». Всего присутствовало 15 человек.
В марте 2010 года работниками архивного отдела совместно с преподавателями и студентами Волоколамского техникума экономики и права проведена научно-практическая конференция на тему «Законодательство военного времени», посвященная 65-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 г.г. с использованием документов
архивных фондов. Подготовлен материал с использованием фотографий для размещения на обзорном стенде в здании архива.
Также ко дню освобождения Волоколамского района от немецко-фашистских захватчиков был оформлен обзорный стенд «Волоколамск-оккупация 1941-1942 годы» с использованием архивных документов.
В 2010 году исполнено 5590 социально-правовых запросов, из них с положительным результатом – 4940, из них о подтверждении трудового стажа и зарплате -798 запросов. По запросам граждан – 5373. Тематических запросов – 20.
Показатели основных направлений и результатов деятельности
за 2009-2010 год
|
|
|
|
2009 |
2010 |
|
№№ п.п. |
Показатели |
Единица измерения |
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. |
Прием документов
|
ед.хр. |
1575 |
3457 |
|
2. |
Выдача архивных справок, выписок и копий социально-правового характера
|
справка |
5958 |
4792 |
|
3. |
Выдача архивных справок о подтверждении трудового стажа и размере заработанной плате
|
справка |
611 |
798 |
|
4. |
Техническая обработка документов, требующих подшивки
|
ед.хр. |
403 |
1132 |
|
5. |
Проверка наличия дел |
ед.хр. |
6267 |
9137
|
|
6. |
Проведение совещаний по архивному делу и делопроизводству
|
совещание присутствующих |
2 17 |
1 9 |
|
7. |
Проведение проверок архивов организаций-источников комплектования
|
комплексная тематическая |
6 7 |
9 23 |
|
8. |
Посещение и работа в читальном зале
|
пользователь |
6 |
14 |
|
9. |
Проведение информационных мероприятий |
экскурсия выставка конференция |
- 1 - |
1
1 |
|
10. |
Создание БД |
БД записей |
- - |
3 6061,35 |
Начальник архивного отдела Е.В.Волкова